Das Transportdokumentenprogramm ist eine der Konfigurationen der Universal Accounting System-Software, die erstellt wurde, um die Transportdokumente zu kontrollieren, die die Fracht begleiten müssen, und die Dokumente, die die Registrierung von Fahrzeugen für den Frachttransport belegen. Diese und andere können als Transportdokumente betrachtet werden. Das Programm zum Ausfüllen von Transportdokumenten sorgt für dieses Ausfüllen im automatischen Modus, für den das Programm spezielle Formulare, sogenannte Fenster, anbietet, durch die primäre und aktuelle Daten in das Programm für die tatsächliche Wiedergabe des Produktionsprozesses eingegeben werden.
Die Formulare zum Ausfüllen der Transportdokumente haben ein spezielles Format und erfüllen zwei Aufgaben - das Ausfüllen zu beschleunigen und die Beziehung zwischen den neuen Werten und den bereits im Programm zum Ausfüllen der Transportdokumente enthaltenen Werten herzustellen. Die Besonderheit des Formats liegt in den Füllfeldern - sie enthalten entweder ein integriertes Menü mit Antwortoptionen (der Manager muss die entsprechende auswählen) oder bieten einen aktiven Übergang zu einer bestimmten Datenbank, um die gewünschte Position darin auszuwählen, und dann auch zurück zum Formular. Das beschleunigt natürlich das Ausfüllen, und die Daten werden über das Menü mit Antworten und/oder einem Link zur Datenbank miteinander verknüpft.
Die Antworten im Menü „Ausfüllfelder“ sind immer unterschiedlich und enthalten Informationen zum Hauptantragsteller – ob es sich um einen Kunden, ein Fahrzeug oder ein Produkt handelt, je nachdem, welches Formular ausgefüllt wird. Dank dieser Ausfüllung sind Fehler beim Ausfüllen des Formulars ausgeschlossen, was den Transportdokumenten eine Garantie für ihre korrekte Erstellung gibt. Nach dem Ausfüllen des Formulars und unter Berücksichtigung der darin eingegebenen Informationen werden die Transportdokumente automatisch generiert, für die die Regulierungs- und Referenzbasis der Branche verwendet wird, die in das Programm zum Ausfüllen der Transportdokumente und Empfehlungen zur Registrierung integriert sind. nach Gesetzgebungsakten, Rechtsnormen, Zollvorschriften. Die auf diese Weise erstellte Dokumentation hat einen offiziell anerkannten Standard, ihre automatische Vervollständigung folgt den festgelegten Regeln, es gibt keine Fehler, was beim Transport von Waren über verschiedene Gebiete wichtig ist.
Das Abrechnungsprogramm für Transportdokumente bietet eine elektronische Dokumentenverwaltung, wenn die erstellte Dokumentation automatisch in elektronischen Aufzeichnungen erfasst wird, die ebenfalls vom Aufzeichnungsprogramm erstellt werden. In diesem Fall führt das Programm die Akte mit fortlaufender Nummerierung, setzt standardmäßig das aktuelle Datum in die Akte, erzeugt dann die dem Inhalt der Dokumentation entsprechenden Dateien, überwacht deren Rücksendung nach der Unterzeichnung und beobachtet, ob das Original oder die eingescannte Kopie gespeichert wird im Programm. Das Registrierungsprogramm für Transportdokumente setzt die Durchführung eines separaten Prozesses voraus, der oben erwähnt wurde, um die Kontrolle über die für ein bestimmtes Fahrzeug ausgestellten Registrierungsdokumente mit Angabe der Gültigkeitsdauer zusammen mit dem Führerschein zu erlangen, um sicherzustellen, dass Fahrzeuge und Fahrer vollständig bewaffnet sind vor jedem Flug. Gegen Ende der Gültigkeitsdauer weist das Programm die Verantwortlichen auf den bevorstehenden Ersatz der Beförderungspapiere hin, damit genügend Zeit für eine Neuanmeldung bleibt.
Die Software für den Dokumententransport wird von USU-Mitarbeitern remote auf den Arbeitsrechnern des Unternehmens installiert, wofür sie wie bei jeder Telearbeit die Internetverbindung nutzen. Das Programm kann ohne Internetverbindung mit lokalem Zugriff arbeiten, aber für den Betrieb eines einzigen Informationsraums, der alle Dienste umfasst, einschließlich geografisch entfernter, ist seine Anwesenheit erforderlich. Ein gemeinsames Netzwerk ermöglicht die allgemeine Buchhaltung und den allgemeinen Einkauf, was die Kosten des Unternehmens bei der Organisation neuer Lieferungen reduziert.
Das Programm zur Verwaltung von Transportdokumenten bietet auch eine Zugriffskontrolle, die Zuweisung individueller Logins und Passwörter an Mitarbeiter, die die Erlaubnis erhalten haben, Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten im Programm zu führen, und die Einbeziehung von Diensten im Zusammenhang mit dem Transportprozess in diesen Prozess, was einen schnellen Erhalt von Informationen ermöglicht von alle Fronten, wodurch sichergestellt wird, dass das Programm über vielseitige Informationen verfügt, die zur Visualisierung des tatsächlichen Zustands der Arbeitsprozesse führen, wobei alle Nuancen berücksichtigt werden, die immer auftreten. Gleichzeitig bezieht das Programm Arbeiter in den Arbeitsspezialitäten ein, Inhaber von Betriebsinformationen, die direkt mit dem Transport arbeiten, was es ermöglicht, seinen Status zum aktuellen Zeitpunkt zu kontrollieren. Die Verfügbarkeit des Programms wird durch eine komfortable Navigation und eine einfache Schnittstelle, auch für mehrere Benutzer, gewährleistet, die es jedem ermöglicht, auf die gleichzeitige Pflege von Arbeitsaufzeichnungen zuzugreifen, ohne sie zu speichern. Die Verteilung der Daten durch die Struktur ist klar, die elektronischen Formulare haben denselben Darstellungs- und Ausfüllstandard, was die Arbeit der Benutzer im Programm beschleunigt und Arbeitszeit spart.
Das Programm für Transportdokumente erstellt Leitfäden und andere Unterlagen, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind.
Die Automatisierung eines Transportunternehmens ist nicht nur ein Werkzeug, um die Registrierung von Fahrzeugen und Fahrern zu führen, sondern auch viele Berichte, die für die Verwaltung und die Mitarbeiter des Unternehmens nützlich sind.
Das Programm des Spediteurs führt die Bildung von Transportanfragen durch, plant Routen und berechnet auch die Kosten unter Berücksichtigung mehrerer Faktoren.
Die Abrechnung von Transportdokumenten über die Verwaltungsanwendung eines Transportunternehmens erfolgt in Sekundenschnelle, wodurch die Zeit der Mitarbeiter für einfache tägliche Aufgaben reduziert wird.
Carrier Accounting erhöht die Personalproduktivität, indem es Ihnen ermöglicht, die produktivsten Mitarbeiter zu identifizieren und diese Mitarbeiter zu motivieren.
Die Buchhaltung beim Spediteur sammelt aktuelle Informationen über übrig gebliebene Kraft- und Schmierstoffe, Ersatzteile für den Transport und andere wichtige Punkte.
Die Fahrzeug- und Fahrerabrechnung generiert eine persönliche Karte für den Fahrer oder einen anderen Mitarbeiter mit der Möglichkeit, Dokumente und Fotos für die Buchhaltung und die Personalabteilung anzuhängen.
Transport- und Logistikunternehmen können zur Verbesserung ihres Geschäfts mit der Anwendung der Buchhaltung bei der Organisation des Transports über ein automatisiertes Computerprogramm beginnen.
Das Speditionsprogramm organisiert zusammen mit den Prozessen rund um den Warentransport und der Routenberechnung eine hochwertige Lagerabrechnung mit moderner Lagertechnik.
Das Programm des Beförderers berücksichtigt wichtige Indikatoren wie: Parkkosten, Kraftstoffindikatoren und andere.
Das Programm hat mehrere Datenbanken gebildet, um die wichtigsten Arten von Aktivitäten zu handhaben, sie haben auch die gleiche Struktur und das gleiche Prinzip der Informationsverteilung.
Die Nomenklaturserie oder Warenbasis enthält eine vollständige Liste von Warenartikeln, die vom Unternehmen für die Arbeit und/oder Lieferung an den Empfänger verwendet werden und die alle eine Nummer haben.
Die Nomenklaturnummer und die individuellen Handelsmerkmale ermöglichen es Ihnen, ein Produkt schnell unter Tausenden gleicher Artikel zu finden und es unter den anderen zu identifizieren.
Für die Arbeit mit Kunden wurde eine Datenbank im CRM-Format eingerichtet, in der die Daten jedes einzelnen präsentiert werden, darunter Kontakte, frühere Interaktionen, Arbeitsplan, Mailing-Texte.
CRM überwacht ständig die Kunden, identifiziert diejenigen unter ihnen, die zum Treffen gekommen sind, erstellt eine Liste für jeden Manager und erinnert sie regelmäßig an die Implementierung.
Das CRM ermöglicht es Managern, Arbeitspläne zu erstellen, nach denen das Management ihre Aktivitäten regelmäßig überwacht, den Moment und die Qualität der Ausführung bewertet und neue hinzufügt.
Um den Warenverkehr zu erfassen, sieht das Programm seine dokumentarische Registrierung durch Rechnungen vor, seine Zusammenstellung erfolgt automatisch durch die Nomenklatur.
Rechnungen stellen eine eigene Datenbank dar, in der ihre verschiedenen Arten dargestellt werden; Zur Trennung wird vorgeschlagen, jeder Art und Farbe einen Status zuzuweisen, um sie visuell zu unterteilen.
Um den Transport zu berücksichtigen, generiert das Programm eine Auftragsdatenbank, in der alle Aufträge gesammelt werden, ob Transport oder nicht, wenn der Transport registriert wird, wird das Auftragsfenster ausgefüllt und registriert.
Alle Aufträge in der Auftragsdatenbank haben einen Status, der den Grad der Bereitschaft und eine Farbe für sie anzeigt, damit der Manager die Phasen des Frachttransports visuell kontrollieren kann.
Die Status in der Auftragsbasis ändern sich automatisch – wenn Ausführende ihre Daten in die Arbeitsprotokolle einfügen, selektiert, sortiert und ändert das Programm ihre Bereitschaft.
Um den Zustand und die Beladung der Fahrzeuge zu berücksichtigen, wurde eine Transportdatenbank gebildet, in der alle dem Fuhrpark zugeordneten Zugmaschinen und Anhänger mit ihren Eigenschaften aufgelistet sind.
Die Transportdatenbank enthält Informationen zu jeder Einheit, darunter durchgeführte Flüge, durchgeführte Reparaturen, Gültigkeit der Zulassungsdokumente, Kraftstoffverbrauch.
Für die Transportplanung wurde ein Produktionsplan erstellt, in dem alle Beschäftigungszeiten und planmäßigen Wartungsarbeiten gekennzeichnet sind, für jeden Arbeitsplan werden sie dargestellt.
Mit der statistischen Buchhaltung können Sie anhand der gesammelten Statistiken Indikatoren im Voraus berechnen, mit denen Sie die Kosten und die Menge der Waren im Lager effektiv planen können.
