Inventartabelle
Die Inventartabelle ist ein integraler Bestandteil der Verwaltungs- und Buchhaltungsaktivitäten der Organisation. Dabei handelt es sich um den Prozess der Überprüfung der Verfügbarkeit und des Zustands von Materialwerten, der Buchhaltung und des Vergleichs mit den in der Nomenklatur angegebenen Daten. Durch die Inventarisierung können Sie die Genauigkeit von Bestandszahlen sicherstellen, mögliche Unstimmigkeiten erkennen und Verlust, Diebstahl oder Sachschäden verhindern. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen nicht nur, die Genauigkeit der Finanzberichte aufrechtzuerhalten, sondern auch, die interne Kontrolle zu verbessern. Software ist ein Werkzeug, das die Organisation und Systematisierung des Prozesses wesentlich erleichtert. In der Nomenklatur sind sämtliche Informationen zu den zu inventarisierenden Objekten festgehalten: der Name des Gutes, seine allgemeine Bezeichnung, sein Wert, sein Zustand sowie Angaben zu den für seine Sicherheit verantwortlichen Personen.
Wichtig ist, dass die Nomenklatur klar strukturiert ist und den gesetzlichen Vorgaben sowie den unternehmensinternen Standards entspricht. Eine Inventur kann sowohl geplant als auch außerplanmäßig durchgeführt werden. Eine Wirtschaftsprüfung ist unter verschiedenen Umständen erforderlich: bei einem Führungswechsel, bei einer Unternehmensumstrukturierung oder bei der Einführung neuer Buchhaltungssysteme und -technologien. Bei der Prüfung gilt es nicht nur, das Vorhandensein von materiellem Wert zu bestätigen, sondern auch mögliche Probleme bei der Lagerung, dem Ressourcenverbrauch und der Nutzung der Vermögenswerte zu erkennen. Die Erklärung hilft dabei, alle Informationen an einem Ort zu sammeln, was den Überprüfungs- und Analyseprozess erheblich beschleunigt. Durch die Verwendung des richtigen Prüfungsansatzes können Sie die Genauigkeit der Berichterstattung erheblich verbessern und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern. Darüber hinaus trägt es dazu bei, die Kontrolle über die Bewegung von Materialgütern zu verbessern und den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen oder Maßnahmen zur Optimierung der aktuellen Bestände zu erkennen.
Inventar-Ergebnistabelle
Die Inventarergebnistabelle im Universal Accounting System-Programm ist ein Schlüsselelement für die Systematisierung und Verarbeitung der während der Prüfung erhaltenen Informationsdaten. Die Prüfung ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse des Abgleichs der tatsächlichen Verfügbarkeit von Sachwerten mit den Nomenklaturdaten aufzuzeichnen und so die Identifizierung von Unstimmigkeiten und Fehlern zu vereinfachen. Zum Erstellen solcher Arbeiten bietet das USU-Programm ein komfortables Tool, bei dem alle notwendigen Parameter für Name, Menge, Kosten, Zustand des Produkts sowie Daten zum für seine Sicherheit verantwortlichen Mitarbeiter automatisch eingegeben werden.
Im Prüfergebnisprotokoll werden zusätzliche Spalten mit Code, Produktname, Maßeinheit, tatsächlicher Menge, Menge laut Buchhaltungsdaten, Abweichungen (Überschuss oder Fehlbetrag) und den Kosten der Abweichungen angezeigt. Jeder Buchung sind Informationen über die Richtigkeit der Buchführung beigefügt, die dabei helfen, Abweichungen zwischen Ist- und Buchführungskennzahlen sofort zu erkennen. Die Überprüfung im USU-Programm ist dank der Automatisierung der Berechnungen und der Unterstützung verschiedener Berichtsformate sowie der Integration mit High-Tech-Geräten schnell und genau. Informationen zu den Ergebnissen der Überprüfungsarbeiten können zur Anpassung von Indikatoren in Buchhaltungssystemen sowie zur Erstellung von Berichten für das Management und die Aufsichtsbehörden verwendet werden. Um die Verwaltung des Auditprozesses zu verbessern, kann das UCS-Programm Empfehlungen zur Korrektur von Fehlern generieren und eine Archivierung von Informationen zur weiteren Analyse und Überprüfung ermöglichen.
Beispieltabelle für die Inventur
Im USU-Anhang ist mit der Mustertabelle zur Inventur eine Struktur hinterlegt, in der alle notwendigen Informationen zum Sachanlagevermögen festgehalten sind. Jeder Artikel enthält mehrere Schlüsselspalten, die beim Organisieren und Strukturieren der Bestandsdaten helfen. Die erste Spalte enthält normalerweise eine Seriennummer, die die Navigation durch die Artikelliste erleichtert. In der nächsten Spalte steht der Produktcode bzw. die Artikelnummer, die jedem Artikel eine eindeutige Kennung gibt. Als nächstes folgt eine Spalte mit dem Namen des Produkts, die dessen genauen Namen bzw. Beschreibung angibt.
Ein wichtiges Element ist die Zelle „Maßeinheit“, in der Informationen darüber aufgezeichnet werden, wie das Produkt gemessen wird – in Stück, Kilogramm, Liter und anderen Einheiten. Die nächste Spalte enthält Informationen über die Menge des Produkts gemäß den Buchhaltungsdaten, d. h. die im Antrag vor der Inventur registrierte Menge. In der Spalte „Tatsächliche Menge“ wird die bei der Prüfung ermittelte Menge angegeben. Abweichungen zwischen den tatsächlichen Mengen und den Buchhaltungsmengen werden in der entsprechenden Spalte „Abweichung“ erfasst. Dabei kann es sich entweder um einen Materialüberschuss oder einen Materialmangel handeln. Zur Analyse der Prüfergebnisse wird außerdem eine Spalte verwendet, die die Kosten des Produkts einschließlich der Kosten für Abweichungen widerspiegelt, die auf Grundlage der Mengendifferenz berechnet werden. In der letzten Zelle wird die verantwortliche Person des Mitarbeiters angegeben, der für das Produkt verantwortlich ist. Dies hilft dabei, die Kontrolle über dessen Sicherheit zu gewährleisten. Alle Informationen ermöglichen eine effektive Bestandskontrolle und die sofortige Erkennung etwaiger Abweichungen. Der Komfort der Anwendung liegt in der Hervorhebung von Zellen in verschiedenen Farben, die auf Änderungen, Abweichungen und andere Indikatoren hinweisen.
Tabellen zur Bestandsaufnahme
Zur tabellarischen Führung einer Bestandsaufnahme im USU-Programm werden eine Reihe von Journalen und Berichten verwendet, die bei der Strukturierung der Informationen helfen und die Genauigkeit und Transparenz der Analyse gewährleisten. Jede Aussage spielt ihre Rolle in verschiedenen Arbeitsphasen, vom Sammeln von Informationen über das Analysieren von Abweichungen bis hin zum Anpassen von Indikatoren. Hier sind die wichtigsten Tabellen, die im USU-Programm zur Durchführung der Prüfung verwendet werden. Dabei handelt es sich um die Haupttabelle, in der alle einer Revision unterliegenden Waren bzw. Sachwerte erfasst werden. Es enthält den Namen des Produkts, seinen eindeutigen Code, die Maßeinheit (Stück, kg, m usw.), die Menge laut Buchhaltung und die tatsächliche Menge. Die Abrechnung dient dazu, die Buchhaltungsdaten mit dem tatsächlichen Lagerbestand zu vergleichen. Die Spalten umfassen Nummer, Produktcode, Produktname, Maßeinheit, Lagermenge, tatsächliche Menge und Abweichungstabelle. In der Tabelle werden sämtliche Abweichungen zwischen der in den Buchhaltungsbelegen angegebenen Menge und dem tatsächlich vorhandenen Warenbestand erfasst.
Wichtig ist, dass Abweichungen als Mehr- bzw. Mindermengen sowie deren Wert vermerkt werden. Diese Daten werden für weitere buchhalterische Anpassungen und Analysen der Ursachen von Abweichungen benötigt. Der Bericht enthält normalerweise die folgenden Spalten: Code, Name, Abweichung, Menge, Kosten, Grund für die Diskrepanz. Für jedes zu analysierende Produkt ist es wichtig, den verantwortlichen Mitarbeiter zu identifizieren. Mithilfe des Berichts können Sie nachverfolgen, wer für ein bestimmtes Produkt verantwortlich ist. Er kann hilfreich sein, wenn es zu Streitigkeiten kommt oder Informationen wiederhergestellt werden müssen. Das Prüfergebnisprotokoll sammelt alle Materialien basierend auf den Analyseergebnissen und spiegelt die Abstimmungsergebnisse wider. Es enthält allgemeine Angaben zu Fehlbeträgen, Überschüssen sowie Informationen zu möglichen Anpassungen in der Buchhaltung. Das Journal kann zusätzliche Spalten mit Warensummen laut Buchhaltung, Summen der tatsächlich gefundenen Waren, der Summe der Überschüsse und Fehlbeträge, Notizen oder Korrekturempfehlungen enthalten. Die Software ermöglicht Ihnen eine schnelle Erstellung der benötigten Materialien mit automatischer Nummernzuweisung, die die Informationen im Register widerspiegelt. Die Befüllung erfolgt automatisch unter Berücksichtigung des Imports und Exports von Informationen.
Lagerbuchhaltungstabellen
Im Programm erfüllen Bestandstabellen in verschiedenen Phasen der Verwaltung, Analyse und Kontrolle eine bestimmte Funktion. Diese Tabellen helfen dabei, die Informationen zu organisieren und die Genauigkeit und Transparenz der Überprüfungsmethode sicherzustellen. Schauen wir uns die wichtigsten Anweisungen zur Durchführung eines Audits in der Anwendung an. Das Commodity Analysis Journal ist das wichtigste Journal für Materialien, die einer vergleichenden Analyse unterliegen. Die Nomenklatur erfasst alle Artikel mit Name, Code, Maßeinheit und Menge sowohl buchhalterisch als auch tatsächlich. Damit können Sie die tatsächliche Warenverfügbarkeit einfach mit den Angaben in den Buchhaltungsunterlagen vergleichen. Angesichts der unbegrenzten Möglichkeiten der Software ist vorgesehen, die Benutzerrechte auf mehrere Benutzer aufzuteilen, die nach der Registrierung im System ein Konto für die tägliche Nutzung und anschließende Arbeitsausführung erhalten. Das Dienstprogramm liest automatisch Benutzerinformationen und bietet die erforderlichen Funktionen und den Zugriff auf in einer großen Informations-Cloud gespeicherte Informationen bei Verwendung einer kontextbezogenen Suchmaschine. Die Anwendung automatisiert außerdem den Prozess der Analyse der Arbeitsaktivität und berechnet die Löhne auf der Grundlage tatsächlicher Arbeitsindikatoren in Stundennachweisen. Benutzer können Informationsnachrichten lokal oder über das Internet austauschen.
Lagerbestandstabelle
Die Lagerbestandstabelle im USU-Programm hilft dabei, den Abgleich der Materialverfügbarkeit in Lagern und den Vergleich des Ist-Zustands mit buchhalterischen Kennzahlen zu systematisieren. Die Tabelle enthält mehrere wichtige Spalten zum Organisieren von Informationen und zur anschließenden Analyse. Über die Seriennummer des Eintrags können Sie bequem durch die Produktliste navigieren. Der Produktcode bzw. die Artikelnummer ist eine eindeutige Bezeichnung zur Unterscheidung von ähnlichen Produkten. Der Artikelname beschreibt den Materialwert treffend. Die Maßeinheit, in der das Produkt gemessen wird (Stück, kg, m usw.). Die vor der Prüfung in den Buchhaltungsunterlagen (Nomenklatur) erfasste Warenmenge. Tatsächliche Menge, Zustand der Ware wie bei der Prüfung festgestellt. Diskrepanz (Überschuss/Mangel) – der Unterschied zwischen der Menge und der tatsächlichen Verfügbarkeit, der auf einen Mangel oder Überschuss hinweist. Die Kosten der Ware gemäß Buchhaltungsdaten. Die Kosten von Abweichungen werden anhand der Differenz zwischen der tatsächlichen Menge und der Buchmenge berechnet. Ein für die Ware zuständiger Mitarbeiter, der die finanzielle Verantwortung für die Ware trägt. Diese Tabelle ermöglicht nicht nur die Aufzeichnung tatsächlicher Kennzahlen, sondern auch die schnelle Erkennung von Unterschieden, die für die Korrektur und Vermeidung von Fehlern wichtig sind. Die Berechnung erfolgt automatisch unter Verwendung festgelegter Berechnungsalgorithmen, die von einem elektronischen Rechner durchgeführt werden.
Tabelle zur Warenbestandsaufnahme
Die Bestandstabelle im USU-Programm dient der systematischen Überprüfung der Bestände und deren Zustand im Lager und in den Verkaufsregalen. Wichtig ist auch, dass die Tabelle nicht nur hilft, Abweichungen zwischen der tatsächlichen und deklarierten Warenverfügbarkeit und den Daten im Buchhaltungssystem zu erkennen, sondern auch die Kontrolle über die Materialbewegungen gewährleistet, sodass Sie die Ursachen von Abweichungen analysieren und Maßnahmen zur Behebung von Fehlern ergreifen können. Die Testmethode beginnt mit dem Sammeln von Informationen zu jedem zu testenden Produkt. Hierzu ist die genaue Angabe sämtlicher Informationen, einschließlich der tatsächlichen Menge, wichtig, um eventuelle Unstimmigkeiten sofort erkennen zu können. Durch die Eingabe genauer Informationen in das Protokoll können Fehler minimiert und die Analyse vereinfacht werden. Werden Unstimmigkeiten festgestellt, ist es wichtig, diese nicht nur in den Abrechnungen zu vermerken, sondern auch die möglichen Gründe für die Unstimmigkeiten anzugeben. Die Gründe hierfür können unterschiedlich sein, beispielsweise Analysefehler, Beschädigungen, Diebstahl oder auch Dateninkonsistenzen aufgrund unsachgemäßer Speicherung oder Verrechnung.
Durch die Identifizierung der Ursachen von Engpässen kann das Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um diese zu beseitigen und in Zukunft zu vermeiden. Mithilfe von Videoüberwachungskameras können Sie interne Prozesse aus der Ferne überwachen und so die ordnungsgemäße Funktion der Mitarbeiter ohne Verzögerungen bei der planmäßigen Erledigung der Arbeiten sicherstellen. Außerdem wird das Eindringen Dritter und damit die Verursachung von Sachschäden im Unternehmen verhindert. Besonderes Augenmerk sollte auf die Spalte gelegt werden, in der Empfehlungen zur Behebung festgestellter Probleme aufgezeichnet werden. Dies kann eine Überarbeitung bestehender Buchhaltungsverfahren, eine Verbesserung der Kontrolle über die Bewegung von Produkten, eine Stärkung der Sicherheitsmaßnahmen oder andere Maßnahmen zur Beseitigung festgestellter Mängel beinhalten. Mit dem USU-Programm können Sie die Kosten von Engpässen automatisch berechnen, was für eine korrekte Finanzberichterstattung wichtig ist. Diese Funktion erleichtert die Analyse finanzieller Verluste und ermöglicht Ihnen, Ihre Buchhaltungsunterlagen schnell an den tatsächlichen Stand der Dinge anzupassen. Die Verwendung eines automatisierten Programms trägt dazu bei, den Inspektionsprozess zu systematisieren und zu beschleunigen und gewährleistet zudem die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Analysen im Lager und in den Verkaufsregalen.
Laden Sie die Inventartabelle herunter
Laden Sie am besten die aktuelle Inventartabelle in der Testversion herunter, um sich vorab mit der Funktionalität, Geschwindigkeit und Qualität des Dienstprogramms vertraut zu machen. Der Prozess der Durchführung von Warenkontrollen mithilfe des USU-Programms unterstreicht die Bedeutung von Genauigkeit und Konsistenz bei der Bestandsanalyse. Die Software bietet effektive Tools zum Erstellen und Verwenden von Kontoauszügen, Journalen und Berichten, die dazu beitragen, die Inspektionsmethode so weit wie möglich zu rationalisieren, Fehler zu minimieren und die Kontrolle über die Bewegung von Materialwerten im Lager und im Laden zu verbessern. Mit den in der Anwendung generierten Dokumenten können Sie alle erforderlichen Informationen wie den Namen des Produkts, seine Menge, seine Kosten sowie Abweichungen von den Buchhaltungsdaten schnell erfassen.
Dadurch wird die Analyse von Abweichungen im Gesamtzustand der Materialbestände deutlich beschleunigt, was für rechtzeitige Entscheidungen und Anpassungen wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung des Programms nicht nur die Aufzeichnung von Informationen, sondern auch eine eingehendere Analyse der Ursachen von Abweichungen. Dadurch können Schwachstellen im Arbeitsprozess erkannt, die Kontrolle über die Sicherheit unserer Waren verbessert und die Effizienz der Geschäftsabläufe gesteigert werden. Die Möglichkeit, die Kosten von Abweichungen automatisch zu berechnen, vereinfacht die Finanzanalyse und trägt dazu bei, das Verlustrisiko zu minimieren. Die Buchhaltung erfolgt durch die Integration des Dienstprogramms in die 1C-Buchhaltung, die Optimierung des Ressourcenverbrauchs und den ständigen Zugriff auf Finanzindikatoren. Im Allgemeinen erhöht die Bestandskontrolle von Produkten mithilfe des Dienstprogramms die Genauigkeit der Vorgänge erheblich, verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und ermöglicht eine sofortige Korrektur von Informationen, was zu einer besseren Finanzkontrolle und einer verbesserten Bestandsverwaltung im Lager beiträgt.
